- Erstellung des Konzernabschlusses durch eine Einheit im Zentralbereich Finance
- Gruppenweit einheitliche Richtlinie, die Bilanzierungsvorschriften, Prozesse und Termine festlegt
- Evaluierung des internen Kontrollsystems in der Finanzberichterstattung auf Basis eines zentralen Risikokatalogs
- Auswahl von Gesellschaften und Einheiten in Hinsicht auf Risiken, Bedeutung für den Konzernabschluss oder Bereitstellung von Serviceprozessen
Die Erstellung des Konzernabschlusses erfolgt durch eine Einheit im Zentralbereich Finance. Der Abschlussprozess der BASF-Gruppe basiert auf einer einheitlichen Bilanzierungsrichtlinie, die neben den Bilanzierungsvorschriften auch die wesentlichen Prozesse und Termine gruppenweit festlegt. Für die konzerninternen Abstimmungen und übrigen Abschlussarbeiten bestehen verbindliche Anweisungen. Zur Abbildung der buchhalterischen Vorgänge in den Einzelabschlüssen sowie der Aufstellung des Konzernabschlusses wird Standardsoftware eingesetzt, wobei die jeweiligen Zugriffsberechtigungen der Beteiligten eindeutig geregelt sind.
Die am Rechnungslegungsprozess beteiligen Mitarbeiter erfüllen die qualitativen Anforderungen und werden regelmäßig geschult. Zwischen den beteiligten Facheinheiten, Gesellschaften und regionalen Serviceeinheiten besteht eine klare Aufgabenabgrenzung. Die Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip werden dabei konsequent umgesetzt. Komplexe versicherungsmathematische Gutachten und Bewertungen werden durch darauf spezialisierte Dienstleister oder entsprechend qualifizierte Mitarbeiter erstellt.
Durch das interne Kontrollsystem in der Finanzberichterstattung werden diese Grundsätze kontinuierlich überwacht. Dazu werden Methoden für eine strukturierte und gruppenweit einheitliche Evaluierung des internen Kontrollsystems in der Finanzberichterstattung zur Verfügung gestellt.
Die für die BASF-Gruppe wesentlichen Risiken in Bezug auf ein verlässliches Kontrollumfeld sowie eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung sind in einem Risikokatalog zentral erfasst. Dieser wird jährlich überprüft und aktualisiert.
In einem zentralen Auswahlprozess werden Gesellschaften und Einheiten bestimmt, die besonderen Risiken ausgesetzt sind beziehungsweise größere Bedeutung für den Konzernabschluss der BASF-Gruppe haben oder Serviceprozesse bereitstellen. Alle bedeutenden BASF-Standorte sowie alle Regionen und Unternehmensbereiche werden berücksichtigt. Der Auswahlprozess wird jährlich durchgeführt. In den relevanten Gesellschaften und Einheiten ist ein Verantwortlicher benannt, der die Durchführung der Schritte koordiniert und überwacht.
Jährlicher Evaluierungsprozess
- Evaluierung des Kontrollumfelds
- Identifikation der Kontrollaktivitäten
- Beurteilung der Kontrollaktivitäten
- Monitoring von Kontrollschwächen
- Interne Bestätigung des internen Kontrollsystems
Der jährliche Evaluierungsprozess umfasst die folgenden Schritte:
- Evaluierung des Kontrollumfelds
Die Einhaltung von internen und externen Richtlinien, die für die Aufrechterhaltung eines verlässlichen Kontrollumfelds relevant sind, wird durch die Beantwortung eines einheitlichen Fragebogens überprüft. Die Beurteilung erfolgt durch eine Abfrage des Regelbewusstseins und wird mit Stichproben unterstützt. - Identifikation der Kontrollaktivitäten
Um den in unserem zentralen Risikokatalog aufgeführten Risiken der Finanzberichterstattungsprozesse zu begegnen, werden entsprechende Kontrollaktivitäten ausgeführt. Sie werden von den größten Gesellschaften sowie von Gesellschaften mit besonderen Risiken in einem globalen IT-System dokumentiert. - Beurteilung der Kontrollaktivitäten
Nach der Dokumentation erfolgt eine Überprüfung dahingehend, ob die beschriebenen Kontrollen geeignet sind, die Risiken adäquat abzudecken. In der anschließenden Testphase wird mit Stichproben überprüft, ob die Kontrollen in der Praxis wirksam waren. - Monitoring von Kontrollschwächen
Identifizierte Kontrollschwächen sowie deren Behebung werden dem verantwortlichen Management berichtet und von einem interdisziplinären Komitee auf ihre Bedeutung für die BASF-Gruppe untersucht. Bei der Feststellung von Kontrollschwächen mit einem wesentlichen Einfluss auf die Finanzberichterstattung wird der Vorstand informiert. - Interne Bestätigung des internen Kontrollsystems
Die verantwortlichen Geschäfts- und Finanzleiter der konsolidierten Gruppengesellschaften bestätigen gegenüber dem Vorstand der BASF-Gruppe am Ende des jährlichen Zyklus die Effektivität des internen Kontrollsystems in Bezug auf die Rechnungslegung und die Ordnungsmäßigkeit der Finanzberichterstattung.
